Analyse des Dokumentenmanagements und Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Zur besseren Archivierung, Informationsbereitstellung und Sicherung des Dokumentenlaufs

Projektarbeit aus dem Jahr 2010 im Fachbereich BWL - Controlling, Note: 1,1, Duale Hochschule Gera-Eisenach (ehem. Berufsakademie Thürigen in Gera), Sprache: Deutsch, Abstract: Unternehmen sind organisierte und komplexe Wirtschaftseinheiten, deren Wettbewerbsumfeld durch die derzeitige Dynamik des Marktes einem ständigen Wechsel unterworfen ist. Dies impliziert auch, dass die Wirtschaft und die Verwaltung zunehmend vielschichtiger werden. Die ständig wachsende Datenflut und der sich immer mehr verschärfende Konkurrenzkampf führen unter anderen zu immer größer werdenden Informationsmengen. Diese Informationsmengen müssen bewältigt werden, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Eine solche Datenverarbeitung gehört zur Grundausstattung der Unternehmenssteuerung, ist ein unerlässlicher Wettbewerbsfaktor und unterstützt vielfach eine hohe Kundenorientierung. Die Führungsebene im Unternehmen muss täglich Entscheidungen treffen auf der Grundlage von Information. Ein schneller Zugriff auf Informationen und eine hohe Auskunftsbereitschaft werden deshalb zu strategischen Komponenten eines Unternehmens. Die Orientierung an einer logischen Integration von Informationen und die schnelle und effiziente Verarbeitung von großen Datenmengen nehmen eine immer größere Rolle bei der Bewältigung von Umweltproblemen, der Verbesserung der Produktqualität und der Steigerung der Arbeitseffizienz ein. Auch bei der Firma Auto-K. nehmen Themen wie das Management von Dokumenten und Dokumenten-Management-Systeme einen großen Stellenwert ein. Denn durch den immer schnelleren und größeren Anfall von Dokumenten und Datenmengen ist es notwendig ein Dokumenten-Management-System einzuführen, zum Beispiel für eine spätere Beurteilung und Auswertung von Informationen oder aus juristischen Gründen. Derzeit wird ein Großteil der anfallenden Dokumente von Auto-K. in Ordnern abgeheftet und in Filialinternen Archiven hinterlegt. Diese Methode der Dokumentenaufbewahrung ist mit einem großen Arbeitsaufwand und steigenden Kosten verbunden. Weitere Probleme bestehen bei der Langzeitarchivierung der Dokumente. Denn durch dieses Aufbewahrungsverfahren ist ein schneller und gezielter Zugriff auf größere Datenmengen nur bedingt möglich. Daneben werden wichtige Dokumente abteilungsintern aufbewahrt, dies führt zu immer größer werdenden Datenmengen innerhalb der einzelnen Abteilungen und es besteht kein dezentraler Zugriff für die Mitglieder der Geschäftsleitung auf diese Daten...